总 则
为了加强对青年先锋队队员档案的管理，有效地收集、掌握队员的活动情况，并使青年先锋队的工作更好地开展，特结合我院青年先锋队的实际情况制定本规则。具体规则如下：
第一章 具体办法
第一条 适用范围：
本办法适用于园艺学院青年先锋队所有队员。
第二条 队员活动登记表的作用：
队员活动登记表能有效地收集、掌握队员的活动情况，并使青年先锋队的工作更好地开展，队员活动登记表将作为推选校党校学员推优入党，推选青年先锋队优秀队员，考评队员情况的重要依据。
第三条 队员活动登记表的规则：
队员活动登记表的统一用A4纸打印。
第四条 队员活动登记表的内容：
（一） 队员的信息：
（1） 队员的个人基本信息
（2） 队员的入党情况（包括推选进入校党校的时间，校级党校的时间结业的时间）。
（二） 队员的活动情况：
队员参加青年先锋队各部门、各分队组织的活动。
第五条 队员活动登记表的填写：
登记表的基本个人信息由队员自己填写，入党情况由相应分队长填写，活动情况由活动负责人填写；相关内容只能由相关人员填写。其他人员一律无权进行任何内容的填写和修改。
第六条 登记流程
（三） 队员的信息：
（1） 队员的个人基本信息：
队员加入青年先锋队时由各分队长从档案工作部拿取登记表样本，复印登记表并填写完所有个人基本信息后交档案工作部统一管理。
（2） 队员的入党情况：
队员入党情况由各分队长在活动登记的同时将队员相应的真实情况补充完整。
（四） 队员活动情况：
青年先锋队各部门、分队组织的活动，在活动进行完毕后3日内，活动负责人及时与档案工作部联系并出示书面申请，经档案工作部负责人同意后，活动负责人将所需登记队员的登记表取走，同时进行领取登记；活动负责人在领取活动登记表后3日内将所需登记表项目如实填写完毕后交回档案工作部；档案工作部对登记表进行检查无误后收回登记表，同时进行交还登记；由档案工作部将登记表整理后存入档案柜。
第七条 队员登记表的核实：
队员登记表每学期进行一次核实，由档案工作部和相关活动部门、监察部门及相关责人联系共同完成核实。
第八条 队员登记表的保管：
登记表由档案工作部统一存放于档案柜中并进行统一管理，任何个人不准私自存放、拿走和乱动登记表。
第九条 队员登记表的借阅：
（一）各部门因工作需要可以向档案工作部借阅登记表，外借的活动登记表不允许进行任何修改，如果外借人发现有与事实不合的情况应向档案工作部负责人说明情况，在核实情况后由当时活动负责人进行修改。借阅时需要出示申请以及部门负责人的签字，同时进行外借登记，登记表在外借3日内必须完好交回档案工作部，档案工作部检查无误后将登记表存入档案柜并进行交还登记。
（二）各队员如发现登记表与事实不符时可以向档案工作部申请查阅登记表，登记表只允许在办公室查阅且有档案工作部人员陪同，登记表不准带走和进行任何改动；如果队员发现登记情况的确与事实不符，可以向当时活动负责人反映，在当时活动负责人确认情况后，由当时活动负责人进行修改，队员在查阅登记表时应出示书面申请，经档案工作部负责人同意后才能查阅，查阅同时应进行查阅登记。查阅完后由档案工作部人员收回存入档案柜。
第十条 登记表的销毁：
队员登记表在队员离校或离队三年后视为失效档案，有特殊情况或队员申请保留的除外，档案工作部有权对失效的队员登记表进行销毁处理。
第十一条 相关责任
（一）登记表的内容填写出现错误，由相关填写人员自己承担责任。
（二）登记表在登记、借阅过程中出现损坏、丢失以及被擅自修改的情况，由当时持有登记表的人员承担责任。
（三）登记表在档案保存过程中出现损坏、丢失以及被擅自修改的情况，由档案工作部承担相应责任。
第三章 附 则
第十二条 其他未尽事宜，参照青年先锋队相关规定执行。
第十三条 本办法解释权归青年先锋队档案工作部。
第十四条 本办法2011年4月18日起执行。
园艺学院青年先锋队档案工作部
院长书记信箱